Подписаться на новости
Оставьте ваш адрес электронной почты и будьте в курсе последних новостей

ТОП-6 ошибок, которые можно решить с помощью ТСД

Статьи
alt image

Часто бизнес терпит убытки при работе с товарами из-за человеческого фактора: люди не роботы, и не могут без ошибок сверять коды маркировки, считать товары на складе или вносить данные о кодах или инвентаризации в документы. Сгладить человеческий фактор помогают терминалы сбора данных.

Ошибка 1. От поставщика приняли не тот товар, который заказывали

Кому грозит. Всем, кто принимает товар от поставщиков: ритейлу, производству, общепиту.

Суть ошибки. Менеджер по закупкам составил заказ на определенные товары, например, творог 1,5% жирности, и отправил документ поставщику. Поставщик ошибся при сборке и отправил другой товар, творог 2% жирности. В сопроводительной накладной указал именно то, что отправил — творог 2% жирности.

На приемке товара работает сотрудник склада. Он не знает, какой заказ сделал менеджер по закупкам, берет накладную от поставщика и видит — в накладной творог 2%, и в машине творог 2%, все сходится. Сотрудник принимает машину.

Даже если в накладной указан творог 1,5%, а в машине лежит 2%, кладовщик может этого не заметить: видит творог и считает, что все верно.

Позже товар вносят в товароучетную систему, и менеджер замечает ошибку. Теперь, если этот товар не нужен, придется договариваться о замене товара и проводить перерасчеты. Товар при этом лежит на складе, портится и не приносит прибыль. А если нужен, придется все равно тратить время и корректировать документы.

Сценарий с мобильным терминалом:

1. Менеджер по закупкам составляет заказ на творог 1,5%, формирует документ заказа и отправляет его в товароучетную систему (ТУС).

2. Сотрудник склада берет ТСД с открытым на нем документом заказа, загруженным из ТУС.

3. Приходит на приемку, выбирает накладную на экране ТСД и в процессе сканирования видит, что накладная не соответствует документу заказа: в накладной от поставщика творог 2%, а в ТСД написано, что должен быть 1,5%. По результатам сканирования сообщает об ошибке, и еще до приемки товара закупщик  договаривается с поставщиком о возврате или перерасчете.

4. Если накладная соответствует документу, кладовщик сканирует пришедший товар — и тоже сразу увидит расхождения: на экране высветится, что творог 2% вместо указанных в накладкой 1,5%.

Ошибка 2. Подписали УПД с неверными кодами маркировки

Кому грозит. Тем, кто принимает от поставщиков маркированные товары.

Суть ошибки. Кладовщик принимает от поставщика партию маркированных товаров. У каждого товара — свой код маркировки, и эти коды прописаны в УПД. Кладовщик принимает товары и отправляет данные в систему, где менеджер подписывает УПД. Право на владение товарами с этими кодами переходит к магазину.

Но поставщик ошибся — в УПД перечислены одни коды маркировки, а у товаров они другие. Кладовщик не смог сверить коды маркировки — они зашифрованы в виде DataMatrix, и на глаз их не расшифруешь. Поэтому он просто сверяет количество товаров, а кодам маркировки «доверяет» и отправляет УПД на подписание.

Теперь система маркировки считает, что вы владеете товарами с этими кодами. А на складе у вас лежат другие, которыми вы не владеете. А значит, не имеете права их продавать. После подписания УПД ошибка поставщика стала ошибкой магазина.

Повезет, если ошибка обнаружится на инвентаризации — тогда можно будет просто связаться с поставщиком и договориться о корректировке УПД. Хуже, если на кассе продавец попытается пробить товар — а касса выдаст ошибку, поскольку товар не принадлежит магазину. Придется пробивать другой товар, а потом разбираться с поставщиком.


Сценарий с ТСД:

1. Поставщик высылает УПД, он попадает в товароучетную систему магазина, и оттуда в электронном виде — на ТСД сотрудника склада.

2. На склад приезжает машина с маркированным товаром.

3. Сотрудник с ТСД идет к машине и сканирует коды маркировки всех пришедших товаров.

Ошибка 3. Отгрузили клиенту не тот товар

Кому грозит. Производителям и поставщикам, которые отгружают клиентам товары. Особенно если товары маркированные.

Суть ошибки. Клиент заказал определенный товар. Кладовщик взял распечатку с заказом и пошел по складу собирать товар. Сверяясь с бумажкой, он допустил несколько ошибок: набрал творог не той жирности и больше бутылок молока, чем было в заказе. После упаковки товар погрузили в машину, уже не проверяя. На приемке клиент все проверил и вернул машину назад — появились лишние расходы на логистику, а отношения с клиентом испортились.

Если товар маркированный, ситуация усложняется еще больше. Поставщик маркированного товара обязан сформировать УПД — документ, в котором перечислены коды маркировки всех отгруженных товаров. Вручную такой документ не сформируешь — переписать коды маркировки нереально. Поэтому коды обязательно нужно сканировать.

Если в распоряжении склада только 2D-сканер, сканировать коды во время набора товара не получится. Придется делать это, когда товар уже набран. И легко ошибиться, например, не просканировать пачку сигарет, которая завалилась в угол коробки. Код этой пачки не попадет в УПД, и на приемке товара клиент не подпишет документ. Придется разбираться и составлять дополнительные документы.

Сценарий с ТСД: 

1. Клиент отправил заказ на определенный товар. Документ с заказом сразу упал на ТСД из товароучетной системы.

2. Кладовщик взял ТСД и, сверяясь с документом, пошел набирать товар.

3. Каждую единицу товара кладовщик сканирует. На экране ТСД сразу появляется информация: какой именно товар набран, соответствует ли он документу, сколько еще осталось набрать. Если кладовщик случайно возьмет творог 2%, а в документе указан 1,5%, ТСД его предупредит. Если попытается остановить набор, взяв только 9 пачек творога вместо 10, ТСД тоже предупредит.

4. Если товар маркированный, ТСД сразу запишет код маркировки этого товара, чтобы в будущем добавить в УПД.

Ошибка 4. На инвентаризации неправильно посчитали товар или сырье

Кому грозит. Всем, кто проводит инвентаризации. Особенно тем, у кого много разного мелкого товара, например, продавцам продуктов или канцелярии.

Суть ошибки. Кладовщик получает задачу на инвентаризацию в виде распечатанного листа с перечнем товаров. Он ходит по складу, смотрит на товар и отмечает количество вручную на бумаге.

В распечатке отмечено, что на складе должно быть конкретное количество товара, например, 50 тетрадей в клетку. Но они пришли двумя поставками и лежат в разных местах. Кладовщик ходит по всему складу и ищет эти тетради — а на другие товары не обращает внимание, чтобы не сбиться.

Потом ходит заново и ищет уже 100 шариковых ручек. Ручек находит почему-то всего 98. И непонятно — 2 есть на складе и где-то затерялись, или их нет вообще, и это несовпадение с бумагами? Записывает 98, но не факт, что это соответствует реальному положению дел на складе.

После всего пересчета он отдает бумажный документ с пометками менеджеру. Тот вносит данные инвентаризации в товароучетную систему — и может случайно ввести не то число из-за невнимательности.

Сценарий с ТСД:

1. Документ для инвентаризации падает кладовщику на ТСД.

2. Кладовщик ходит по складу с терминалом и просто сканирует весь товар подряд. Ничего не ищет, не сверяет и не считает: просто подходит к полке и начинает сканировать по одному — 10 тетрадей, 5 ручек, 26 ластиков. Потом у второй полки — еще 10 тетрадей, 90 ручек, 50 ластиков.

3. После инвентаризации ТСД автоматически отправляет данные в ТУС, переносить вручную их не нужно. Значит, цифры никто не перепутает.

Ошибка 5. В торговом зале неправильно проверили ценники после переоценки

Кому грозит. Ритейлу, у которого много разных товаров и часто меняются цены.

Суть ошибки. В магазине произошла переоценка. Новые ценники уже расставили, и сотрудника отправили проверить, все ли верно. Для этого ему выдали листок с товарными позициями и новыми ценами. Позиций много, поэтому все напечатано мелким шрифтом для экономии бумаги.

Сотрудник приходит в торговый зал и начинает сверять ценники. Сначала нужно найти товар на полке — причем именно тот, который нужен, а не творог не той жирности или молоко другого производителя с похожим названием. Потом найти ценник — иногда он в другом месте, потому что покупатели передвинули товар. Потом сверить, правильная ли цена — и не перепутать напечатанные мелким шрифтом цифры «0», «6» и «8». А если цена неправильная — зафиксировать это на бумаге, чтобы потом принести правильный ценник. При этом пока идет проверка и ценник не заменили, товар наверняка попробуют купить по неправильной цене, и на кассе может разыграться скандал.

Сценарий с ТСД:

1. На ТСД поступает документ с актуальными ценами.

2. Сотрудник идет с терминалом в торговый зал и по очереди сканирует все товары, а не выискивает отдельные, прописанные на бумаге.

3. На экране сразу высвечивается актуальная цена. Сотрудник проверяет, соответствует ли она написанной на ценнике.

4. Если цена верная — просто идет дальше. Если нет и у сотрудника есть с собой портативный принтер этикеток, он может прямо с ТСД отдать команду на печать нового ценника и тут же его заменить. Не нужно никуда записывать, на каком именно товаре стоит неправильный ценник.

Ошибка 6. В оборот ввели не те коды маркировки

Кому грозит. Тем, кто производит маркированные товары. Или ритейлу, который домаркировывает остатки.

Суть ошибки. Завод производит маркированные товары. Для них он заказывает коды маркировки в «Честном ЗНАКе». Коды приходят не сразу, поэтому обычно их заказывают с запасом — допустим, сразу 1000 штук, хотя товара в день производят только 100. Все эти коды отображаются в личном кабинете «Честного ЗНАКа».

Наступает момент ввода кодов в оборот. Сотрудник заходит в «Честный ЗНАК» и выбирает коды, которые надо ввести в оборот, проставляя галочки в личном кабинете напротив каждого нужного кода. Из-за этого легко ввести в оборот неверное количество кодов — 99 вместо 100.

В итоге получится, что код наклеен на товар, но в оборот не введен. Поставщик не примет товар, и придется возиться с документами на замену.

Сценарий с ТСД:

1. Производство заказывает в «Честном ЗНАКе» коды маркировки для новой продукции и печатает их.

2. Сотрудник склада берет ТСД и распечатанные коды.

Альтернативный сценарий с ТСД:

  1. Производство заказывает в «Честном ЗНАКе» коды маркировки для новой продукции, печатает их и наносит на товар.

  2. Сотрудник производства берет ТСД и сканирует ту продукцию, которую надо ввести в оборот.

  3. Получившийся список загружает единым файлом в личный кабинет «Честного ЗНАКа» и сразу вводит весь список в оборот. Это быстро, и заодно позволяет проверить правильность кодов маркировки — не нанесен ли на творог код молока.

Кратко: 6 ошибок, которые решает ТСД

  1. От поставщика приняли не тот товар, что заказали. С ТСД товар можно просканировать на приемке, сразу сверить с документом заказа и не принять, если есть расхождения.

  2. Подписали УПД с неверными кодами маркировки. С ТСД можно просканировать коды маркировки и автоматически сверить их с прописанными в УПД. Если коды в УПД неверные — запросить у заказчика его корректировку.

  3. Отгрузили клиенту не тот товар. С ТСД товар можно сканировать прямо в процессе набора — терминал предупредит, если вы попытаетесь набрать товар, которого нет в заказе. После сборки автоматически сформируется накладная или УПД с кодами конкретно тех товаров, которые вы набрали.

  4. На инвентаризации неправильно посчитали товар или сырье. С ТСД не нужно ничего считать в уме и сверять с документом. Достаточно просто сканировать товары — терминал все посчитает и сверит автоматически.

  5. В торговом зале неправильно проверили ценники после переоценки. С ТСД не нужно сверяться с бумагами — терминал сам высветит актуальную цену на товар.

  6. В оборот ввели не те коды маркировки. С ТСД коды не нужно вручную выбирать в ЛК «Честного ЗНАКа» — их можно просканировать сразу после нанесения на товар и ввести в оборот.